電子印鑑とオンライン手続きのメリット・デメリット

各種手続きを行うのに欠かせないのが印鑑です。印鑑は古くから使用されているものですが、インターネットの普及に伴い新たな印鑑が注目されるようになってきています。それは電子印鑑です。とはいえこの電子印鑑について、まだよく知らない、という人も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、電子印鑑とそれによるオンライン手続きのメリットやデメリットについてご紹介します。

名入れの印鑑を作るときのポイント


電子印鑑とは

電子印鑑とは電子データ化された印鑑の印影データのことです。電子印鑑は電子データなので、パソコンやスマホ上で直接電子書類に捺印することが可能です。電子印鑑には「印影を画像データ化しただけのもの」と「使用者の識別情報を含めてデータ化したもの」の2種類があります。

この2つは信頼性が異なるので、使い分けるのが肝心です。また電子印鑑はアプリなどで作成可能です。

電子印鑑が注目されている理由

電子印鑑が注目を集めているのには複数の理由があります。電子印鑑により、電子書類に捺印する際の手間を減らすことが可能です。かつてPDFファイルなどの電子文書に捺印するためには、プリントアウトしたものに押印するしかありませんでした。

プリンターと用紙がいりますし、印鑑や朱肉を用意する必要もあります。また捺印した書類を相手に送るためには、郵送したり持参したりしなければなりません。電子印鑑ならパソコンやスマホ上で直接捺印できるので、プリントアウトしなくてもすみます。

さらに電子書類はメールなどにより相手に送信できるため、郵送したりする手間もはぶけます。コストの面でも、電子印鑑は有用です。プリント用紙やインクを節約できますし、郵送費用も削減できます。電子書類のまま保存できるため、書類ラックのような保管場所を用意しなくてもすみます。

また、印鑑などを持ち運ぶ必要がないのもメリットです。特に実印は紛失するわけにはいかないものなので、できるだけ持ち運びたくはないものですよね。電子印鑑ならスマホがあれば捺印できるので、実印の紛失を回避できます。

このように事務作業の手間やコストの削減が可能で、印鑑などの管理が楽になるのが電子印鑑のよい点だと言えるでしょう。

電子印鑑の注意点

電子印鑑はとても便利なものですが、注意すべき点もあることは覚えておきましょう。画像データだけの電子印鑑は、信頼性が低いので社外文書には適していません。というのは画像データだけの電子印鑑は、複製される危険性があるからです。

社外文書に捺印する際には、画像データだけではなく識別情報をも含めてデータ化した電子印鑑を使用するようにしましょう。また、契約書への捺印に電子印鑑を使用するときには、相手の了解を得ておく必要があります。というのは、相手方が電子印鑑に対応していないこともあるからです。

そういう相手の場合、電子印鑑を捺印した電子書類ではなく、プリントアウトした書類を要求されることもあり得ます。

脱印鑑の流れに沿っているのが電子印鑑

電子印鑑は、脱印鑑の風潮にとても合致した捺印方法です。脱印鑑の流れは政府が推進しているものであり、電子印鑑による行政のオンライン手続きの導入が検討されています。なぜ政府は脱印鑑を推進しているのでしょうか。

それは脱印鑑によりむだな手間がはぶけるので、行政の効率化が図れるからです。また手間がはぶけるのは、役場などを利用する側にとってもありがたいことですよね。このように今後が期待される電子印鑑によるオンライン手続きですが、そこにはメリットだけではなくデメリットも存在します。

電子印鑑によるオンライン手続きのメリット

電子印鑑によるオンライン手続きのメリットは3つあります。最初のメリットは、役場などに出向かなくても手続きがすむという点です。パソコンやスマホがあれば書類をダウンロードできますし、電子印鑑を捺印すればそのまますぐ送信できます。

手が空いた時間はもちろん、移動中にも手続きをすることが可能です。忙しくてなかなか役場にいけないという人にとっては、これはとても大きなメリットになります。次のメリットは、書類の受理や集計などを機械化できるという点です。

電子書類は電子データなので、簡単に機械で読み取ることができます。戸籍などのデータベースと連携するのが容易ですし、統計作業がスムーズに行えます。窓口での書類の受理や集計は、現場担当員の仕事です。これらの仕事を機械化できるということは、業務の効率化とともにコスト削減にもつながります。

また電子印鑑ならば捺印の確認も機械化が可能であり、さらなる効率化が期待できます。3つめのメリットは、書類の保管が容易だという点です。特にクラウドサービスが普及しつつある現代では、紙の書類の保管・管理と比較して、大幅な手間とコストの削減が見込めるでしょう。

電子印鑑によるオンライン手続きのデメリット

オンライン手続きによるデメリットとしては、主に次の2つを挙げることができます。最初のデメリットは、パソコンやスマホに不慣れな人にとっては手続きが難しい、という点です。スマホの普及率は上昇していますが、すべての人が使いこなせているというわけではありません。

アプリをダウンロードすることができなかったり、電子印鑑について知らなかったりする人はけっして少なくないのです。そうした人々にもオンライン手続きを利用してもらうためには、普及のための施策が必要不可欠です。

中にはどうしてもオンライン手続きができない、という人もいるかもしれません。その場合に備え、旧来のシステムを残しておく必要もあります。オンライン手続きの普及や旧来のシステムの温存には、コストがかかります。

その点を考慮したうえで、オンライン手続きを導入するか否か検討するのが大事です。次のデメリットは、オンラインでのやり取りを盗み見ようとするハッカーのような存在がいるという点です。また、利用者がフィッシング詐欺に合う可能性もゼロではありません。

そういった場合に備えたセキュリティ対策が欠かせませんし、対策費用もかかります。クラッキング方法は年々進化してきており、対策するためにはネットやセキュリティに関する最新情報を取得し続けるしかありません。

電子印鑑を理解してオンライン手続きをする際に役立てよう!

オンライン手続きは、役場などの行政サービスだけのものではありません。

リモートワークが浸透してきている現代では、案件の契約を電子印鑑によるオンライン手続きで行う企業も増えてきているのです。報酬をしっかりと受け取るためには、契約内容だけではなく電子印鑑についても留意しておくのが肝心です。

この記事を参考にして電子印鑑について理解し、オンライン手続きをする際に役立てましょう。